Las tareas repetitivas forman parte del día a día de todo negocio. La transformación digital, permite hoy en día aplicar grandes dosis de eficiencia y productividad a cualquier proceso del ámbito empresarial. Ya hablamos en su día de las ventajas de utilizar un CRM. La automatización de procesos RPA también tiene mucho que decir en este sentido. Adaptable a cualquier tipo de negocio, te explicamos cómo puede ayudarte en tu día a día.

¿Qué es RPA? Automatización empresarial 

RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología que permite automatizar tareas y procesos empresariales mediante el uso de “robots” de software que imitan las acciones humanas al interactuar con sistemas y aplicaciones.

La automatización de procesos RPA se basa en la programación de los robots para que realicen acciones específicas, como abrir y cerrar aplicaciones, introducir datos en formularios, copiar y pegar información, extraer datos de documentos, generar informes, entre otras. Estos robots pueden integrarse con sistemas existentes y trabajar en conjunto con las aplicaciones empresariales utilizadas en una organización.

Además, la RPA puede integrarse con otras tecnologías como el machine learning y la inteligencia artificial, lo que amplía aún más las capacidades de automatización, al permitir a los robots tomar decisiones basadas en datos y aprender de experiencias pasadas.

Ventajas de los RPA

La automatización de procesos RPA permite a los robots realizar tareas repetitivas, estructuradas y basadas en reglas, liberando a los empleados de algunas de las tareas diarias repetitivas y permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor. 

Estas son algunas de las ventajas que podrás obtener con la implementación de RPA en tu negocio.

• La automatización de tareas repetitivas permite una ejecución más rápida y precisa de los procesos. Esto aporta una mayor eficiencia y productividad en comparación con las actividades manuales. Esto puede verse reflejado, por ejemplo, en la gestión del personal desde el departamento de recursos humanos.

• Los robots siguen las reglas establecidas y ejecutan las tareas de manera precisa, lo que reduce significativamente los errores humanos. Esto es especialmente útil en trabajos que requieren un alto grado de precisión y con menor margen de error, por ejemplo en tareas de interacción con los clientes.

• Al automatizar las tareas, los RPA pueden realizarlas en menos tiempo en comparación con los procesos manuales. Esto resulta en una reducción del tiempo de ciclo y en ahorro de costes significativos, ya que se requiere menos mano de obra para completar las tareas.

• Los RPA permiten la ejecución simultánea de múltiples robots, lo que facilita la escalabilidad de los procesos. A medida que las necesidades empresariales crecen, se pueden implementar más robots para manejar la carga de trabajo adicional sin problemas.

• Al automatizar la entrada de datos y la extracción de información, los RPA pueden reducir los errores asociados con la entrada manual y mejorar la calidad y precisión de los datos. Esto es especialmente relevante en tareas que implican el procesamiento de grandes volúmenes de datos.

• Los robots pueden seguir los procedimientos y políticas establecidas de manera rigurosa, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo de incumplimiento en áreas críticas de la organización.

• Al encargarse de las tareas diarias y repetitivas, los RPA liberan a los empleados para que puedan centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor, como la toma de decisiones, la atención al cliente y la innovación.

RPA: automatización de procesos. Funcionamiento

¿Cómo funciona un RPA?

Estos son los pasos básicos a seguir a la hora de poner en marcha una automatización de procesos RPA.

• Lo primero que se debe hacer es identificar los procesos que se pueden automatizar. Estos procesos suelen ser repetitivos, basados en reglas y que implican interacciones con sistemas o aplicaciones informáticas.

• Una vez identificados los procesos, deberás diseñar un flujo de trabajo que especifica las acciones que el robot de software realizará para completar la tarea. Esto implica identificar las entradas necesarias, las acciones requeridas y las salidas esperadas.

• A continuación, se debe desarrollar y configurar el robot de software, utilizando una herramienta de desarrollo de RPA. Definir las acciones que el robot debe realizar y establecer las reglas y condiciones necesarias.

• Seguidamente, se deben establecer las conexiones e integrar el RPA con los sistemas y aplicaciones utilizados en el proceso automatizado. 

• Antes de implementar completamente el RPA, deberás realizar pruebas para asegurarte de que el robot funcione correctamente y cumpla con los requisitos establecidos. Deberás ajustar el comportamiento del robot según sea necesario.

• Una vez que el robot de software está configurado y probado, se implementa en el entorno de producción. Durante esta etapa, se monitorea su rendimiento y se realizan ajustes o mejoras si es necesario.

• Los robots de software requieren mantenimiento regular y actualizaciones para garantizar su rendimiento óptimo. Esto implica supervisar su funcionamiento, solucionar problemas y realizar mejoras a medida que se identifiquen áreas de oportunidad.

Ejemplos de empresas que utilizan RPA

Mapfre

La aseguradora utiliza la robótica de procesos RPA para automatizar tareas relacionadas con la gestión de pólizas, procesamiento de reclamaciones, emisión de certificados y atención al cliente.

Coca-Cola

El gigante de refrescos utiliza la automatización de procesos RPA en tareas como el procesamiento de pedidos, gestión de inventario y generación de informes en su cadena de suministro.

Deutsche Bank

El banco alemán ha adoptado la automatización robótica de procesos en áreas como el procesamiento de pagos, conciliación de cuentas y gestión de reclamaciones de seguros.

General Motors

El fabricante de automóviles utiliza RPA para automatizar procesos relacionados con la gestión de proveedores, generación de informes financieros y control de calidad en la producción.